Udvalg & aktiviteter
FUNKTIONSBESKRIVELSE FOR SAMTLIGE UDVALG
1. Bestyrelsen udpeger udvalgets formand. Udvalgets medlemmer godkendes af Bestyrelsen.
2. Udvalget sørger for at dets medlemmer får den viden og indsigt, der er nødvendig for at deltage i udvalgsarbejdet og udvalget sørger for at kontinuiteten i arbejdet bevares uanset personskifter.
3. Udvalget beskriver sit formål og ansvarsområde. Beskrivelsen findes i udvalgsmappen. Beskrivelsen skal godkendes af Bestyrelsen.
4. Udvalget laver hvert år en plan og et budget for det kommende åres aktiviteter. Årsplan og budget skal godkendes af bestyrelsen.
5. Når årsplan og budget er godkendt vil Bestyrelsen normalt ikke gribe ind i et udvalgs aktiviteter, når de gennemføres i overensstemmelse med planerne. Indgriben vil kun ske, hvis den nødvendige koordination udvalgene imellem ikke foregår, eller hvis tidligere vedtagne beslutninger og planer ikke følges, eller hvis forudsætningerne for planer ændres væsentligt.
6. Udvalgene fastlægger selv sin forretningsorden.
7. Efter udvalgsmøder udarbejdes et referat (mininum et beslutningsreferat) til udvalgets medlemmer, sekretariatet, Bestyrelsen samt andre "interessenter". Det er vigtigt at sikre information, koordination og rapportering samt "historikken" for eftertiden.
8. Udvalgene er selv ansvarlige for, at bestemmelser, regler og vejledninger, som det vedtager, offentliggøres for medlemmerne og andre samarbejdspartnere (sekretariat, hjemmeside, opslagstavle, mm.)
FORSLAG TIL FORRETNINGSORDEN
• Udvalget konstituerer sig med en formand, hvis denne ikke er udpeget af Bestyrelsen.
• Formanden indkalder til møder med mindst en uges varsel, og med angivelse af dagsorden.
• Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
• Afgørelser træffes med almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
• Der udarbejdes referat fra møderne, referat til udvalgets medlemmer, sekretariat samt Bestyrelsen.
• Der skal laves beskrivelse af arbejdsgange og procedurer som udvalget udarbejder og vedtager.
• I rutinesager eller i en situation, hvor udvalget ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden træffe afgørelsen alene.
Godkendt af Bestyrelsen
25.05.2009
